SCALIX — Detailní scénáře a workflow

Scénář 1

Marketingová agentura — 15 lidí

3 obchodníci, 8 specialistů, 2 projektoví manažeři, 1 asistentka, 1 majitel. Používají Gmail, HubSpot, Pohoda, Google Drive.

1Workflow: Zpracování poptávky

2Workflow: Denní operace agentury se SCALIX

7:00 — Ranní brief

SCALIX stáhne data z CRM + Gmail + Pohody

Připraví denní report: pipeline status, nezodpovězené poptávky, faktury po splatnosti

"3 nové poptávky, 2 follow-upy dnes, 1 faktura 14 dní po splatnosti"

Průběžně — Automatizace

Nové poptávky: ARES + ceník + nabídka → ke schválení

CRM: automatická aktualizace po každém e-mailu / callu

Follow-upy se generují a plánují samy

Proaktivně — AI Advisor

"Klient ABC neobjednal 45 dní (obvykle každých 30)"

"12 odmítnutých poptávek na službu X za 3 měsíce"

Doporučení k akci + draft e-mailu ke schválení

Konec měsíce — Reporting

Automatický management report: tržby, marže, pipeline, srovnání

Per-klient ziskovost z dat v Pohodě

10 minut místo 2 dnů v Excelu

Dopad na agenturu — 15 lidí

12x

rychlejší odpověď
na poptávky

95%

úspora na
reportech

100%

CRM pokrytí
(automaticky)

0

zapomenutých
follow-upů

+1.2M

Kč ročního
obratu navíc

Scénář 2

E-shop s 20 zaměstnanci

Shoptet, Pohoda, 4 operátoři, 2 skladníci, marketing, logistika. 200+ objednávek denně, 5-10 reklamací denně.

1Workflow: Automatizovaná reklamace

2Celý den e-shopu se SCALIX

6:00 — Ranní analýza

SCALIX stáhne data ze Shoptetu a Pohody.

Denní report: tržby 187 000 Kč (+12% vs minulý týden), 234 objednávek, 3 vrácenky, konverzní poměr 2.8%.

Upozornění: "Produkt XY: 14 ks na skladě, průměrný prodej 5 ks/den. Dojde za 3 dny."

Průběžně — Automatizace

Reklamace: AI zpracuje, dohledá objednávku, zkontroluje záruku, připraví odpověď.

Dotazy: "Kdy bude produkt Z skladem?" → AI odpoví z dat.

Párování plateb: automaticky s objednávkami v Pohodě.

20:00 — Večerní analýza

Cenová doporučení: "Produkt A má marži 5% a klesající prodeje. Konkurent snížil cenu o 10%."

Predikce: "Bestseller B dojde za 14 dní. Objednat 200 ks teď."

Anomálie: "Vrácenky na produkt C vzrostly o 300%. Kontrola kvality?"

Dopad na e-shop — 20 lidí

-1 FTE

úspora celé
asistentky

22x

rychlejší
reklamace

+8%

tržby díky
dostupnosti

~480k Kč

roční úspora
+ navýšení tržeb

Scénář 3

Výrobní firma — 40 zaměstnanců

ABRA ERP, 3 obchodníci, výrobní hala, sklad, účetní. 50+ objednávek denně přes e-mail, ISDOC faktury, dodací listy.

Před SCALIX — typický den

7:30 — 15 objednávek v e-mailu

Asistentka ručně přepisuje do ABRA. Překlepy v číslech, duplicity. Každá chyba = zpožděná dodávka, nespokojený zákazník.

10:00 — Dodavatel poslal fakturu

Účetní ji ručně páruje s objednávkou. Hledá v e-mailech, v ABRA, v papírech. 20 minut na jednu fakturu.

14:00 — Zákazník se ptá na stav

"Kdy bude objednávka #789 hotová?" Nikdo neví. Obchodník volá do výroby, ta hledá v papírech. Odpověď za 2 hodiny.

Konec měsíce — 2 dny fakturace

Párování dodacích listů s objednávkami. Chybějící položky. Faktury se vystavují pozdě. Cash flow trpí.

Po SCALIX — stejný den

7:30 — Objednávky zpracovány automaticky

AI přečte e-mail, extrahuje data, vytvoří objednávku v ABRA, zkontroluje sklad, pošle potvrzení zákazníkovi. Asistentka schvaluje.

10:00 — Faktura spárována za 10 sekund

AI přečte ISDOC fakturu, najde odpovídající objednávku v ABRA, zkontroluje ceny a množství. Účetní jen schválí.

14:00 — Odpověď okamžitě

"Objednávka #789: výroba 80% hotová, odhadované dokončení zítra 14:00." AI odpověděl z dat v ABRA + výrobního plánu.

Konec měsíce — faktury za 4 hodiny

AI spároval dodací listy, vystavil ISDOC faktury, odeslal přes datovou schránku. Účetní kontroluje, neopisuje.

Dopad na výrobní firmu — 40 lidí

800h

úspora ročně
na administrativě

-95%

chybovost
v objednávkách

-75%

čas na
fakturaci

~600k Kč

roční úspora
na pracovní síle

Scénář 4

Účetní firma — 10 lidí

80 klientů, Pohoda, datové schránky, nekonečné dotazy klientů. Konec měsíce = přesčasy, stres, chyby z únavy.

Datové schránky — PŘED

Ruční kontrola 1x denně (někdy zapomene)

Ruční třídění, archivace, evidence lhůt

1 zmeškaná lhůta = pokuta 50 000 Kč pro klienta

Datové schránky — PO

24/7 automatický monitoring všech schránek

Klasifikace, extrakce dat, archivace na Drive

Upozornění 14 dní předem. 0 zmeškaných termínů.

Klientské dotazy

Před: 20 minut hledání v Pohodě

Po: "Kolik klient ABC utratil za službu X?" → 3 sekundy

6 600x rychlejší odpověď

Měsíční uzávěrky

Před SCALIX: 5 dní intenzivní práce

Po SCALIX: 1.5 dne kontroly

AI připraví draft uzávěrky, zvýrazní nesrovnalosti, porovná s minulým měsícem. Účetní kontroluje, netvoří od nuly.

Kapacita pro nové klienty

Před: 80 klientů = maximum kapacity

Po: kapacita pro 104 klientů (+30%)

Stejný tým, +30% kapacity. 24 nových klientů bez náboru = +1.2M Kč/rok na revenue.

Dopad na účetní firmu — 10 lidí

+30%

kapacita pro
nové klienty

0

zmeškaných
lhůt

-70%

čas na
uzávěrky

+1.2M Kč

ročně z nových
klientů

Shrnutí dopadu napříč segmenty

Segment	Úspora času	Rychlost	Revenue dopad	ROI (Business tier)
Agentura (15 lidí)	95% na reportech	12x poptávky	+1.2M Kč/rok	4x
E-shop (20 lidí)	-1 FTE	22x reklamace	+480k Kč/rok	2x
Výroba (40 lidí)	800h/rok	-95% chyb	+600k Kč/rok	2.5x
Účetní firma (10 lidí)	-70% uzávěrky	6 600x dotazy	+1.2M Kč/rok	5x

Jaký scénář je ten váš?

45minutové demo. Projdeme vaše konkrétní procesy a ukážeme, kde SCALIX ušetří nejvíc. Bez závazků.

Domluvit demo

Jak to reálně funguje.S čísly.